Klantbehoud

Uw mail programma laten werken voor klantbehoud

Een mail programma verstuurt berichten, maar bepaalt niet wanneer een klant er een nodig heeft. Wij koppelen uw bestaande mail programma aan klantsignalen, zodat berichten gaan bij een verlenging, na een klacht of als het stil wordt.

U krijgt 3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

KO
Klanten om op te lettenVoorbeeld · deze week
● 4 signalen
Klant AAl 6 weken geen bestellingopen
Klant BKlacht nog niet afgerondopen
Klant CContract loopt over 2 maanden afactie
Klant DTevredenheid gedaaldactie
Opvolging klaar:
4 berichten
Eerst bellen:
klant B

Herkent u dit?

Het pakket kan veel, maar wordt gebruikt voor losse mailings. De opvolging per klant blijft handwerk.

Wij sturen elke maand een nieuwsbrief.

Verder gebeurt er niets rond individuele klanten.

We hebben een pakket, maar niemand weet hoe.

De functies voor automatische berichten staan ongebruikt.

Dit moet iemand handmatig sturen.

Met drukte gebeurt het niet, juist als het nodig was.

Zo pakken we het aan

We bouwen op wat u al heeft in plaats van een nieuw pakket te kiezen.

Gegevens koppelenKlantgegevens, aankopen en klachten verbinden met het mail programma.
Berichtmomenten kiezenEen paar berichten bij verlenging, mijlpaal, klacht of stilte.
Toon schrijvenTeksten die klinken als u, niet als een sjabloon.

Wat u krijgt

Dit wordt er opgeleverd en overgedragen.

Gekoppelde berichtenEen kleine set automatische berichten op de juiste momenten.
Handmatige uitzonderingenBij twijfel volgt een mens op, het systeem geeft alleen een seintje.
BeheerhandleidingHoe uw team teksten en momenten zelf aanpast.
Meekijken na de startWe kijken de eerste weken mee en passen aan.

Zo werken we

Geen standaardcampagne. We bouwen op uw klanten en blijven tot opvolgen een gewoonte is.

In kaart brengen

We kijken welke klanten zijn vertrokken, wat daaraan voorafging en welke gegevens u al heeft.

Bouwen

We bouwen de signalen, de klachtenflow en de opvolgberichten, en stemmen de toon met u af.

Uw team volgt op

We werken het team in, kijken mee bij de eerste opvolgingen en stellen de signalen bij.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw team ziet zelf wie afhaakt en volgt die klanten op vaste momenten op. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een signaal waar niemand op reageert, houdt geen klant vast. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot opvolgen vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over e-mail en outlook voor klantcontact

Instellen mail: de eerste klantvraag die teltEen klant die zijn mail wil instellen, wil snel een werkend resultaat. Een goede eerste ervaring bouwt de relatie op. Met een voorproefje.Klanten die uw mail openen, en klanten die dat niet meer doenMail openen is voor klanten geen vanzelfsprekendheid. Zo ziet u wie stopt met lezen en volgt u op. Voorproefje: 3 afhaaksignalen en berichten in uw toon.Terughalen mail mislukt: dan telt wat u erna doetTerughalen mail lukt niet altijd. Zo herstelt u een fout bij een klant en houdt u vertrouwen. Voorproefje: 3 afhaaksignalen en berichten.Welke mail aanbieders passen bij uw klantcontact?Mail aanbieders kiezen voor contact met uw klanten: bezorging, afzender en opvolging. Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat.Mail configureren zodat uw klanten u horenMail configureren voor klantcontact: afzender, spamfilter en opvolgberichten die aankomen. Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt.Elke mail conversatie met een klant terugvindenEen mail conversatie met klanten bijhouden: wie antwoordde, wat is toegezegd? Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat voor mkb.De mail na een aankoop of klacht die klanten waarderenEen mail na een aankoop of klacht: wanneer sturen, wat schrijven en wie volgt op? Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat.Mail terugzetten zonder dat uw klantcontact verdwijntMail terugzetten na verlies: bescherm klantgesprekken en toezeggingen. Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat voor mkb.

Alles over e-mail en outlook voor klantcontact → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Moeten we overstappen op een ander mail programma?

Meestal niet. We kijken of het huidige de koppelingen aankan.

Welke mail programma's kunnen jullie koppelen?

De gangbare pakketten met een koppeling of API. Bij twijfel testen we dat vooraf.

Gaat dit niet te veel op marketing lijken?

Nee. Het zijn weinig, persoonlijke berichten bij echte klantmomenten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal klanten, de systemen waar uw klantgegevens staan en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie de signalen bij uw eigen klanten.

Vertel wanneer klanten bij u afhaken. Wij maken een voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt, plus de opvolgberichten in uw toon.

  1. Uw voorproefje3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen de signalen bij uw klanten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantbehoud → · Kennisbank