Klantbehoud › Kennisbank › E-mail en Outlook voor klantcontact › on microsoft mail
Klantbehoud

Microsoft mail als klantkanaal: afspraken voor het hele team

Outlook en Exchange kunnen veel, maar de inrichting bepaalt of klantmails op tijd worden beantwoord. Wij zetten gedeelde postvakken, categorieën, sjablonen en opvolgregels op die bij uw mkb-bedrijf passen.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt 3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Outlook is voor veel teams een persoonlijk hulpmiddel, geen klantkanaal.

Klantmails staan in privépostvakken.

Bij ziekte of vakantie stokt het contact.

Niemand weet wat is afgehandeld.

Er is geen status.

Sjablonen zijn van een collega.

Anderen hebben ze niet.

Zo pakken we het aan

We bouwen een gedeelde klantomgeving in Outlook.

Postvakken indelenWie ziet welke klantmail.
Regels instellenCategorieën en meldingen voor onbeantwoorde mail.
Collega's meenemenSamen oefenen met de nieuwe manier van werken.

Wat u krijgt

Wat uw Outlook-omgeving voor klantcontact krijgt.

Gedeelde klantpostvakkenOverdraagbaar en zichtbaar.
Categorieën en kleurcodesMet een duidelijke betekenis.
Sjablonen voor klantberichtenIn uw toon.
Korte training in OutlookVoor wie dagelijks klantmail beantwoordt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaardcampagne. We bouwen op uw klanten en blijven tot opvolgen een gewoonte is.

In kaart brengen

We kijken welke klanten zijn vertrokken, wat daaraan voorafging en welke gegevens u al heeft.

Bouwen

We bouwen de signalen, de klachtenflow en de opvolgberichten, en stemmen de toon met u af.

Uw team volgt op

We werken het team in, kijken mee bij de eerste opvolgingen en stellen de signalen bij.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw team ziet zelf wie afhaakt en volgt die klanten op vaste momenten op. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een signaal waar niemand op reageert, houdt geen klant vast. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot opvolgen vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over e-mail en outlook voor klantcontact

Uw mail programma laten werken voor klantbehoudEen mail programma dat uw klantopvolging aanstuurt: berichten op de juiste momenten, in uw toon. Voorproefje: 3 afhaaksignalen en opvolgberichten.Instellen mail: de eerste klantvraag die teltEen klant die zijn mail wil instellen, wil snel een werkend resultaat. Een goede eerste ervaring bouwt de relatie op. Met een voorproefje.Klanten die uw mail openen, en klanten die dat niet meer doenMail openen is voor klanten geen vanzelfsprekendheid. Zo ziet u wie stopt met lezen en volgt u op. Voorproefje: 3 afhaaksignalen en berichten in uw toon.Terughalen mail mislukt: dan telt wat u erna doetTerughalen mail lukt niet altijd. Zo herstelt u een fout bij een klant en houdt u vertrouwen. Voorproefje: 3 afhaaksignalen en berichten.Welke mail aanbieders passen bij uw klantcontact?Mail aanbieders kiezen voor contact met uw klanten: bezorging, afzender en opvolging. Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat.Mail configureren zodat uw klanten u horenMail configureren voor klantcontact: afzender, spamfilter en opvolgberichten die aankomen. Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt.Elke mail conversatie met een klant terugvindenEen mail conversatie met klanten bijhouden: wie antwoordde, wat is toegezegd? Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat voor mkb.De mail na een aankoop of klacht die klanten waarderenEen mail na een aankoop of klacht: wanneer sturen, wat schrijven en wie volgt op? Met voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt. Op maat.

Alles over e-mail en outlook voor klantcontact → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Werkt uw bedrijf met Microsoft e-mail? Laat gesprekken daar binnenkomenAltijd bereikbaar (telefoon en chat) · Gebruikt u Microsoft e-mail? Een assistent stuurt gespreksnotities en afspraken rechtstreeks naar uw inbox. Met voorproefje op uw website.Mail van Microsoft invoeren zonder een bericht kwijt te rakenOverstap naar een nieuw systeem · Overstappen naar Microsoft-mail zonder berichten kwijt te raken. Wij begeleiden de overzetting en training. Overstapplan op één pagina.

Veelgestelde vragen

Moet ik Microsoft 365 hebben?

Voor gedeelde postvakken en sjablonen is dat handig. We kijken welke licentie u al heeft.

Kan dit ook zonder dure uitbreidingen?

Meestal wel. We gebruiken wat Outlook al kan.

Wat als sommige klanten naar privéadressen mailen?

We stellen afspraken op om dat te beperken en zetten doorstuurregels op.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal klanten, de systemen waar uw klantgegevens staan en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie de signalen bij uw eigen klanten.

Vertel wanneer klanten bij u afhaken. Wij maken een voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt, plus de opvolgberichten in uw toon.

  1. Uw voorproefje3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen de signalen bij uw klanten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantbehoud → · Kennisbank